Pour être efficace dans son travail, il faut être bien organisé. Pourquoi ?

La partie de notre cerveau qui gère les émotions, le cerveau limbique, a peur de l'inconnu. Lorsque vous vous asseyez à votre bureau face à une pile de travaux il va faire de la résistance. Vous aurez alors l'impression de ne pas savoir par où commencer. Très vite la sensation d'être complètement dépassé, submergé par la masse de travail va péjorer votre rendement. Or, être bien organisé permet de rassurer le cerveau limbique et donc d'augmenter votre concentration et votre efficacité.

Mais, pour y parvenir, l'organisation doit être bien pensée. Il faudra savoir prendre le temps de clarifier ses objectifs et de trouver la meilleure alternative pour les réaliser. Il faudra également la concrétiser, souvent sous la forme de plans.

Symptômes d'une mauvaise organisation

A quels signes peut-on prendre conscience que notre organisation est déficiente ?

S'il vous arrive souvent d'oublier des échéances ou des consignes, si vous avez parfois de la peine à retrouver vos documents, si vous êtes souvent envahis par un sentiment de confusion, que vous avez de la peine à reconnaître ce qui est vraiment important dans un cours ou un livre, si vous avez le sentiment de manquer de temps, alors il est l'heure pour vous de songer à votre organisation et de tout mettre en oeuvre pour l'améliorer.

L'organisation de votre bureau

Avant d'aborder la question essentielle de la gestion du temps, arrêtons-nous quelques instants sur les conditions dans lesquelles vous travaillez. Il est en effet évident que l'atmosphère de votre « coin de travail » a une influence sur votre efficacité. Il est donc nécessaire de remettre en question la manière dont il est organisé et de réfléchir aux outils de travail indispensables.

Une première règle consiste à établir une nette séparation entre le « coin de travail » et le « coin des loisirs ». Cette séparation doit être présente dans votre esprit mais également réalisée matériellement. Aussi faut-il éviter d'avoir à portée de main des sources de distraction telles que votre baladeur numérique, des revues ou autres afin d'éviter toute tentation.

Il est également primordial de travailler dans le calme. L'idéal est évidemment de pouvoir s'isoler dans une pièce. Si cela n'est pas possible, il ne faut pas hésiter à exiger des gens qui vous entourent que votre besoin de silence soit respecté.

Votre table de travail devrait idéalement être assez grande pour que vous puissiez y écrire tout à votre aise et y déposer les documents que vous allez utiliser et qui doivent toujours être à portée de main. Elle doit être bien éclairée. Veillez à bien placer la lumière afin de ne pas être gênés par les ombres. Votre chaise doit être confortable.

Le classement des documents

Il n'y a rien de pire que de perdre un temps précieux à chercher une feuille ou un livre. Pour éviter ce désagrément, il est essentiel de bien penser le classement de vos documents. Là aussi, il y a quelques règles simples à respecter.

Ranger tous vos documents par discipline (une discipline, un endroit – une discipline, une couleur). Utilisez des dossiers et des classeurs de couleur. Privilégiez le classement vertical à l'empilement. Cela favorise la recherche. Les dossiers suspendus constituent par exemple une solution de rangement rationnelle. Veillez à ce que les titres ou l'étiquetage de vos documents soient clairs et révélateurs. Rappelez-vous : il est essentiel de trouver instantanément les documents dont vous avez besoin.

Les outils de base

Il y a des outils de base que vous devez toujours avoir près de vous.

Tout d'abord votre plan de travail. Nous verrons plus tard comment le réaliser. Votre agenda constitue également un outil privilégié. Apprenez à l'utiliser de manière rationnelle. En ce qui concerne les livres de cours, ne les considérez pas comme des oeuvres d'art. N'hésitez pas à les annoter, ils sont des outils de travail. Ayez toujours sur votre bureau ou à portée de main un dictionnaire, une grammaire, un carnet à idées.

La gestion du temps

Il vous est parfois difficile de concilier vos loisirs et le travail scolaire. Il vous arrive de gâcher votre plaisir lors d'un entraînement de football ou d'un cours de danse car l'examen d'allemand du lendemain, pour lequel vous n'êtes pas encore prêt, vous trotte dans la tête. Le moment est donc venu de remettre en question votre gestion du temps. Voici quelques conseils qui pourront vous être profitables.

Objectifs à long terme

Commencez par vous fixer des objectifs sur une année. Ces objectifs doivent être précis. Si, par exemple, vous aviez un 4.3 de français l'année précédente, vous pouvez décider de viser le 4.5 pour l'année à venir. Mais fixer des objectifs ne suffit pas. Il faut tout mettre en oeuvre pour les atteindre. Commencez, avec l'aide de votre professeur si nécessaire, à définir les savoir faire à mettre en oeuvre pour atteindre votre but. Posez-vous des questions : quels sont les domaines dans lesquels j'ai le plus de difficultés, où vais-je trouver les moyens me permettant de combler mes lacunes, dans une grammaire, en refaisant tel ou tel exercice de l'année passée ? ...

Lorsque vous aurez les réponses à ces questions, le moment est venu de planifier votre travail. Commencez par découper vos projets en tranches logiques dont vous ferez une description détaillée puis, pour chaque tâche, évaluez, aussi précisément que possible, le temps nécessaire à sa réalisation. Pour le faire il faut apprendre à connaître ses capacités réelles. En effet, vous fixer des objectifs trop élevés, que vous ne pourrez pas atteindre, produira un effet contraire à celui que vous espériez. N'oubliez pas de planifier des périodes de réactivation. Surtout, à chaque étape, demandez-vous si vos objectifs sont atteints. Si c'est le cas, n'hésitez pas à vous octroyer une récompense. Si vous ne les avez pas atteints, prenez le temps de vous demander pourquoi et apportez les modifications nécessaires à votre planification. Surtout n'oubliez jamais : l'auto-contrôle est essentiel !

Le plan hebdomadaire, la préparation aux examens.

Si des objectifs à long terme sont indispensables, il est tout aussi essentiel de se fixer, régulièrement des objectifs à court terme.

Il faut, dans un premier temps, préparer une grille avec les jours de la semaine (samedi et dimanche compris, eh oui !) et les heures de la journée. Il s'agit ensuite de mettre en évidence les heures que vous ne pourrez pas consacrer à votre travail scolaire : les heures de cours, vos entraînements de football, vos cours de danse ou toute autre activité annexe. Consultez également le programme de la télévision. Si vous savez que vous voulez absolument regarder tel ou tel film, prévoyez-le dans votre grille hebdomadaire. Tout en sachant qu'il faudra peut-être faire des choix plus tard.

Voici à peu près ce que cela devrait donner :

Dans un deuxième temps, vous allez dégager les plages que vous consacrerez au travail scolaire. Attention soyez précis. Si vous arrivez chez vous à 17heures, ne prévoyez pas de vous mettre au travail à cette heure-là. Si vous avez un entraînement à 19h prévoyez le temps de la préparation et du trajet. Essayez de planifier une moyenne d'au moins deux heures par jour.

Voici un exemple possible

Après avoir planifié les plages de travail, il faut désormais décider ce que vous allez faire pendant ces heures. Et là il y a également quelques règles à respecter.

• Variez les activités et les matières. On sait, comme nous l'avons vu plus haut, que nous sommes capables de mémoriser efficacement pendant une cinquantaine de minutes. Ne décidez donc pas d'apprendre du vocabulaire pendant deux heures. Alternez séances de mémorisation et exercices ou moments de lecture.

• Ménagez-vous des pauses. Elles sont nécessaires mais veillez à ce qu'elles ne s'étirent pas exagérément en longueur.

• Estimez le temps nécessaire à chaque tâche. Au début, soyez assez large puis vous apprendrez à bien vous connaître et serez de plus en plus précis.

• Pour chaque séance de travail, fixez-vous des objectifs. A la fin de la séance, vérifiez si les objectifs sont atteints. Si ce n'est pas le cas, il faudra réadapter votre planification.

• Apprenez à connaître les habitudes de vos professeurs. Certains vous donneront du travail le jour pour le lendemain. Tenez-en compte dans votre planification hebdomadaire afin de ne pas être pris au dépourv