Le mail : astuces pour envoyer des emails efficaces et professionnels

Comment envoyer des emails efficaces et qui accrochent vos destinataires ? Qu’il s’agisse d’emails de prospection ou de communications avec vos clients, quelques méthodes simples donnent l’opportunité d’améliorer votre image de marque et de développer vos ventes… .

Titre, corps, signature, style d’écriture… tout y passe ! Ce dossier vous propose 7 façons d’améliorer la rédaction de vos emails.

Titre de l’email : suscitez l’intérêt, allez à l’essentiel, utilisez des mots-clés

Supprimez-vous des emails sans même les avoir lus ? Vos clients et prospects font de même, c’est pourquoi rédiger un titre d’email évocateur est important pour une communication efficace par email.

Un bon titre d’email informe, et utilise des mots-clés qui permettent au destinataire de savoir de quoi vous parlez. Enfin, il établit un lien direct avec le destinataire.

Prenons quelques exemples de titres d’emails optimisés :

• Devis -> Suite à votre appel - devis de maintenance informatique
• Contact -> Marc, suite à notre rencontre au salon des loisirs
• Votre Compte rendu -> Compte rendu de la réunion du 25/02 (projet Tartampion)

Je vous propose aussi quelques principes à respecter dans vos titres d’emails :

• Ne mettez pas TOUT en majuscules,
• Ne mettez pas de titres obscurs tels que “Bonjour,”,
• Ne mettez pas de titres s’apparentant à du spam tels que : “Lisez ce message !”, ou encore “SUPER PROMO : -45% sur les haricots Taucy”.

L’art de rédiger un bon titre d’email est de susciter l’intérêt sans être trop agressif.

Corps de l’email : évitez les longues phrases et les phrases trop compliquées

Ne mettez pas de longues phrases interminables dans vos emails. Cela empêche les destinataires de repérer les mots-clés importants… ce qui agace. Si le destinataire lit votre email, c’est que vous avez passé le cap de la sélection par le titre. C’est dommage de se faire zapper à l’étape suivante !

Dès que vous avez plusieurs virgules… ou plusieurs points de suspension dans un même phrase, c’est probablement que votre email devient trop compliqué à lire.
Evitez également les pâtés de texte qui gênent aussi une lecture fluide de votre email. Aérez le texte de vos emails et placez des intertitres à l’intérieur si vous le pouvez. Cela permet une fois de plus de piocher les informations.

Dernier conseil : dans la rédaction d’emails de prospection, si vous privilégiez le texte (lettres de vente), veillez à limiter en largeur la longueur de vos lignes à 70 caractères maximum. Personnellement lorsque je crée des lettres de vente, mes lettres font généralement 60 caractères de largeur.

Voici une illustration à l’intérieur d’un un éditeur de texte :

Corps de l’email : Citez des informations personnelles à propos de votre interlocuteur

Comme nous l’avons vu plus haut, il est nécessaire de tisser un lien avec le destinataire. Cela évite de vous faire passer à ses yeux comme un illustre inconnu alors que vous vous êtes rencontré deux semaines plus tôt ou qu’il est client chez vous depuis 3 ans.

Ainsi, un “Bonjour Prénom”, ou un “Bonjour Monsieur Nom” est toujours le bienvenu pour bien montrer que vous vous connaissez.

Un passage de ce type :

Faites économiser à votre société -15% de remise sur le prix de ….

Pourrait-être amélioré en :

Votre société Pindus pourrait économiser chaque année -15% sur le prix de…

Je sais que cette personnalisation d’email n’est pas toujours possible, mais dès que vous le pouvez, utilisez-là. Cela améliore considérablement votre image de marque et l’efficacité de vos messages emails. En effet, les destinataires ont moins l’impression de lire un message marketing robotisé.

Corps de l’email : attention à l’orthographe, la syntaxe et la ponctuation

Vérifiez l’orthographe et la syntaxe de vos emails

Un email peu personnalisé passe encore. Mais les gens ont horreur de lire des emails qui contiennent des fautes d’orthographe! Cela fait partie des pires erreurs à commettre en matière d’emails.

Relisez vos emails et soyez vigilant. Si vous utilisez un logiciel d’emails du type Outlook ou Thunderbird, installez un dictionnaire orthographique histoire de passer au moins un coup sur les fautes de frappe. Si vous utilisez un webmail, utilisez une barre d’outils comme celle de Google qui disposent d’un correcteur orthographique.

Vérifiez la ponctuation

Cela rejoint la seconde astuce, vérifiez que vous n’utilisez pas une ponctuation qui complique la lecture ou qui soit excessive.

Par exemple si votre email contient beaucoup de points d’exclamation “!” cela gêne la lecture et vous décrédibilise.

Fin d’email : ancrer le prochain contact et/ou demander une action

Votre email doit se conclure par une phrase qui annonce soit l’objet et la période d’un prochain contact, soit une confirmation, soit une action quelconque.

L’approche est de rentabiliser au maximum votre temps et celui du destinataire (efficacité), ou demander clairement de réaliser une action (demander quand vous pouvez appeler par exemple).

Taille et format de l’email : court ou long ? Texte ou HTML ?

Tout d’abord, la différence entre texte et HTML dans un email réside dans le fait qu’en HTML, vous pouvez ajouter du formatage à vos messages : couleurs, images, gras, italique, etc. Ce qui n’est pas possible dans un email envoyé au format texte.
Je vais distinguer ici deux utilisations de l’email : soit une communication classique, avec un client par exemple. Soit un email de prospection, appelé aussi emailing.

Envoi d’un email classique

Plus que jamais, la taille est fonction de la simplicité de votre communication. En règle générale donc, plus c’est court (concis et synthétique), mieux c’est.

Pourquoi pas utiliser du HTML, l’essentiel est que votre email ait un look professionnel et qu’il ne ressemble pas à un sapin de noël.

Envoi d’un email de prospection (emailing)

En matière d’emailing, il n’existe pas de règle. Ou plutôt si, une seule : tester toutes les façons et voir si les ventes sont meilleures ou moins bonnes. Il est possible de réaliser beaucoup de ventes avec un email très long. Et l’inverse est vrai.

Concernant le format (HTML ou texte ?), la différenciation est principalement technique : les emails HTML sont plus souvent filtrés par les filtres antispam, certains lecteurs d’emails empêchent les images de s’afficher immédiatement. Enfin les emails HTML sont souvent plus agressifs que les emails envoyés au format texte.

Il faut tester et mesurer pour voir les retours de vos actions d’emailing.

Signature de l’email : profitez d’un espace publicitaire gratuit et efficace

Les lecteurs d’emails permettent de mettre une signature à chaque fin d’email, automatiquement. Avez-vous une promotion en ce moment ? Une nouveauté ? Un déstockage ? La signature de vos emails est une bonne occasion de promouvoir gratuitement vos événements !

En ce moment par exemple, tous les emails que j’envoie contiennent cette signature :

–
Bien cordialement,

Gautier Girard.
http://www.gautier-girard.com : l’Art d’entreprendre… accessible à tous !

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http://www.gautier-girard.com/interviews-dentrepreneurs-et-de-managers/

Conclusion : rédiger un email efficace et professionnel, c’est simplifier la vie

En matière de communication par email et d’emailing, les attentes de chacun sont l’efficacité et la simplicité.

Un email long et bien écrit peut-être plus apprécié qu’un email court pas travaillé du tout. Un email concis et synthétique peut-être plus apprécié qu’un email plus complet mal écrit.

Ce qui fait la différence, c’est l’efficacité du message email (répondez-vous à des attentes ?), et la simplicité du message email (êtes-vous facile à lire ?)
Avez-vous des astuces à partager en matière de communication par email ou de prospection emailing ?

http://www.gautier-girard.com/dossiers-entrepreneurs-et-managers/communication/communication-par-email-7-astuces-pour-envoyer-des-emails-efficaces-et-professionnels/