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Rédiger un mail (courriel éléctronique)

Communication ecrite

Le mot courriel vient de courrier et électronique? Ce mot inventé au Québec est peu utilisé en France où l’on préfère l’appellation mail ou e-mail. On vous encourage toutefois à employer le mot courriel qui n’est ni plus long ni plus difficile que le mot anglais.

Aujourd’hui, le courriel est un mode de communication utilisé dans le monde du travail, de l’école de même que dans la vie privée.

Rappelez-vous d’adapter le niveau de langue, le contenu et la forme du courriel à la personne à qui vous vous adressez.

Avant de commencer

Comme pour toute rédaction, vous devez vous demander :

  • À qui s’adresse ce courriel?
    • Connaissez votre destinataire.
  • Pourquoi l’écrivez-vous?
    • Suivez la structure proposée.

Le destinataire

Lorsque vous écrivez un courriel, vous vous adressez à quelqu’un. Vous devez donc adapter le niveau de langue, le contenu et la forme du courriel. Par exemple, si vous écrivez à votre copain ou à votre copine, vous pourriez très bien utiliser un langage plus près de l’oral et un ton plus familier. Cependant, si vous écrivez à un patron ou à une professeure, nous vous proposons de suivre la structure suivante.

La structure

Sachez qu’écrire un courriel, c’est rédiger un texte bref qui a une structure. Même s’il est court, ce texte prend, en général, une introduction, un développement et une conclusion. Ces éléments sont particulièrement importants si ce courriel est rédigé dans un contexte professionnel.

Conseil

Assurez-vous de faire des liens entre les phrases et entre les paragraphes ainsi que de réviser votre texte pour éviter les fautes de grammaire et d’orthographe! Nous vous proposons ce conseil surtout si vous rédigez un courriel dans une situation officielle.

 

Modèle

Un courriel devrait contenir les éléments suivants :

  • Objet;
  • Appel;
  • Introduction;
  • Développement;
  • Conclusion;
  • Formule de salutation;
  • Signature.
 

Spécifications

Objet

L’objet, c’est le but du courriel en quelques mots. Tous vos courriels doivent avoir un objet. Assurez-vous qu’ils sont courts, simples et explicatifs.

Par exemple, si votre courriel est écrit pour :

Inviter quelqu’un à une cérémonie Invitation à une cérémonie
Participer à une réunion Notre prochaine réunion
Souhaiter la bonne année Bonne année!

 

Appel

L’appel, c’est le début du courriel.

Quelques formules pour commencer vos courriels :

  • À un ami ou à une amie

    Bonjour X,
    Allô,
    Allô Y,

  • À un ou à une collègue

    Bonjour,
    Bonjour X,
    Allô,
    Allô Y,

  • À un supérieur ou à une supérieure

    À un supérieur ou à une supérieure Madame (sans le nom de famille),
    Monsieur (sans le nom de famille),
    Bonjour madame (avec le nom de famille),
    Bonjour, Madame. Bonjour, Monsieur. (Ces formes sont toutefois moins utilisées.)
    Bonjour monsieur (avec le nom de famille),
    Madame la Directrice,
    Monsieur le Recteur,

  • À quelqu’un que l’on ne connaît pas

    Bonjour, Madame.
    Bonjour, Monsieur.
    Madame,
    Monsieur,
    (ou les deux l’un sous l’autre si on ne sait pas sinotre courriel sera lu par une femme ou un homme)

 

Les appels à éviter

Professeure ou Professeur (avec ou sans le nom de famille),

En français, vous ne devez pas utiliser les mots Professeure ou Professeur lorsque vous vous adressez à quelqu’un. Vous devez utiliser simplement Madame ou Monsieur.

Docteure ou Docteur,

Vous devriez utiliser les mentions Docteure ou Docteur seulement si la personne est médecin, vétérinaire ou dentiste. Dans les autres cas, vous devez utiliser les mentions Madame ou Monsieur. Notez que cette façon de faire est différente de l’anglais où l’on doit s’adresser avec les mentions Docteure et Docteur quand la personne a un doctorat. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle dans les régions où le français est la langue minoritaire, on utilise incorrectement ces mentions.

Maître,

Vous devriez utiliser la mention Maître qui n’a malheureusement pas de féminin seulement si la personne à qui vous vous adressez est une avocate ou un avocat.

Introduction

Quelques formules pour commencer vos courriels :

À la suite de notre conversation téléphonique (et non suite à)
Pour faire suite à
Comme convenu (et non tel que convenu)

Développement

Quelques formules pour le développement :

Premièrement ... Deuxièmement ... Troisièmement
Pour débuter
Ensuite
De plus
Vous trouverez en pièces jointes ou en fichiers joints (et non pièces attachées ou en attachement qui sont des anglicismes)

Formule de salutation

Quelques formules de salutation :

  • À une amie ou à un ami

    À la prochaine!
    À demain!
    Salut!
    À bientôt!

  • À une ou un collègue

    On se revoit tout à l’heure.
    Merci!
    Bonne journée!
    Bonne fin de journée!

  • À une supérieure ou à un supérieur

    Sincères salutations,
    Salutations distinguées,
    Au plaisir de vous revoir,

  • À quelqu’un que l’on ne connaît pas

    Au plaisir de vous rencontrer,
    (ou les mêmes expressions que pour une supérieure ou un supérieur)

Signature du courriel

Voici un exemple de signature électronique si vous écrivez un courriel pour le travail ou pour des raisons d’ordre professionnel :

Yves Cloutier
Avocat
Division des crimes contre la personne
Ministère de la Justice
1234, rue des Bouleaux Sud, bureau 342
Ottawa (Ontario) K1S 3V4
Tél. : 613 564-7576, poste 555
Tél. cell. : 613 434-7891
Téléc. : 613 222-4567
yves.cloutier@justice.gc.ca

 

http://www.visezjuste.uottawa.ca/pages/redaction/courriel_modele.html

Exercices

  1. Vous envoyez un mail à un collègue pour leur faire connaître un site qui vous semble intéressant.
  2.  Vous informez votre professeur de votre absence à l’évaluation prévue le lendemain
  3. Vous Invitez votre directeur à votre anniversaire.
  4. . Vous informez votre responsable que la photocopieuse doit être remplacée.
  5. . Vous demandez à votre collègue des nouvelles de la santé de son mari/épouse.

 

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